Как заполнить табель учета рабочего времени

Если организация или частное лицо – субъект предпринимательской деятельности имеет штат сотрудников, необходимо вести учет отработанного людьми времени.

С целью систематизации документооборота, а также для облегчения работы кадровиков разработана специальная форма – «Табель учета рабочего времени». Требования к его заполнению не зависят от организационно-правовой формы организации. За отсутствие табеля, с помощью которого производится учет отработанного времени сотрудников, предусмотрена согласно законодательству административная ответственность.

Табель учета рабочего времени: назначение документа

Табель представляет собой бланк, в котором в разрезе каждого сотрудника отражена информация о количестве отработанного времени (дни и часы), а также днях, в которые по уважительной или неуважительной причине работник отсутствовал. На основании данных табеля делается заключение о наличии сверхурочной работы или выходов в выходные дни. Данный документ является основанием начисления заработной платы, а также отчетности в органы статистики по труду и кадрам. Начисление и выплата денег по листам нетрудоспособности также производится с учетом данных табеля. Данные в бланк учета рабочего времени вносятся ежедневно. Несмотря на единую форму бланка, работодатели нередко имеют вопросы относительно нюансов заполнения документа.

Табель учета рабочего времени: порядок заполнения

Для фиксирования режима работы сотрудников Росстатом предусмотрено 2 формы бланка – Т12 и Т13. Работодатель имеет право самостоятельно выбрать необходимую форму.

• При желании предприятие может использовать типовую форму или разработать собственный бланк табеля. Важным условием является наличие в нем обязательных реквизитов.
• Заполнение документа может быть как рукописным, так и печатным. В последнем случае документ распечатывается по итогам месяца.

Условные обозначения

В ходе заполнения бланка используются специальные обозначения – коды в виде букв или цифр. Сначала необходимо указать код, а после – продолжительность рабочего времени. Наиболее распространенными являются следующие обозначения:

«Я» (или «01») – отработанное в пределах нормы время.

«В» – праздничные или выходные дни.

«Н» – выход в ночное время.

«О» – отпуск (очередной («ОТ») или дополнительный («ОД»)).

«С» – время, отработанное сверхурочно.

«К» – командировка.

«П» – прогулы.

«Б» – болезнь сотрудника (подтверждается листком нетрудоспособности).

«Р» – нетрудоспособность по причине беременности и родов.

«ОР» – отпуск по уходу за ребенком.

«НН» – отсутствие работника на месте, причина отсутствия не выяснена.

При учете работы в ночное время следует придерживаться правила – ночным временем считается период с 10 вечера до 6 утра. В период командировок количество отработанных часов выставляется в соответствии с нормативом смены (рабочей нормой).

Заполнение граф табеля

Итак, приступаете к заполнению бланка.

• Заполняете «Наименование организации» и «Структурное подразделение» (если есть).
• Согласно данных классификатора организации указываете код ОКПО.
• Далее заполняете реквизиты табеля – его номер, дату составления, отчетный период, за который представлены данные.
• После приступаете к заполнению табличной части документа. После графы «Номер п/п» указываете данные работника – его ФИО, занимаемую должность, табельный номер.
• В основном блоке табличной части в соответствии с каждым календарным днем проставляете отметки о выходе или невыходе на работу и количестве отработанных при этом часов.
• Следующие колонки таблицы (5, 6) подводят итого месяца – общее число отработанных дней и часов в расчетном периоде в разрезе первой и второй половины месяца.
• Далее прописываете данные для начисления заработной платы. Указываете вид выплаты, которая будет произведена – заработная плата, в т.ч. командировочные (код 2000), отпускные (код 2012), выплаты по гражданско-правовым договорам (код 2010), оплата листов нетрудоспособности (код 2300). Для каждого вида выплаты вносите счет-корреспонденцию и количество дней, которые охватывает выплата.
• Если имели место пропуски работы – указываете причины неявки, используя соответствующее обозначение, и число дней, в которые работника не было на месте.