І знову про зберігання файлів, і про те, як швидко знайти потрібне

Передумова

Що найпотрібніше в критичний момент, наприклад, коли ти зібрався йти на тренування, а у тебе запитують Word версію файлу договору за проектом 2012 року з фірмою Васі Пупкіна? Правильно - цей самий Word файл.

Ми розрослися - ну, не Ми конкретно, а фірма в головному офісі, де я працюю: особистим помічником Шефа, IT менеджером, системним адміністратором (тільки, що на баяні не граю), тут вам і юридична компанія, і пара ресторанів, і будівельна компанія, і залізничні вантажоперевезення.

Відповідно почалися проблеми з обміном файлами між головним офісом і дочірніми фірмами, і щоб економити час собі улюбленому (лінь той ще двигун прогресу), я вирішив впровадити загальний документообіг, і не просто документообіг, а що б огого!

Пошукавши і почитавши статті «Велике файлове сховище для маленької такої компанії» «і» Ідеальне сховище документів «», я зрозумів, що простого рішення немає...

ТЗ

Але ж мені хотілося б чого-небудь:

• Дешевого - Криза, однак! (ще не настав, але звіриний оскал було вже видно)
• Універсального
• І якщо треба, то прикрутити ще чого-небудь по-швидкому і...
• Зручного
• І щоб не тільки інтерфейс
• І швидкий пошук

Загалом, якби я озвучував всі свої хотілки, я б задихнувся... Не буду лукавити, в Головному офісі у мене був розгорнутий документообіг, але він коштував нехилих грошей, і задовольняв всього одній вимозі - Зручність, але як шаблон основної ідеї він у мене був перед очима.

Разом платформу вибрав SharePoint 2013 Foundation:

• Дешево - потрібна тільки ліцензія SQL, сам продукт безкоштовний
• Універсально - зрозуміло, що портальне рішення не тільки закриє потребу в обміні файлами, але і дасть можливість реалізувати практично будь-яке завдання спільної роботи розподілених офісів, ну і при необхідності є куди рости.

А ось інші хотілки я збирався закрити:

• Зручність - щоб завжди можна було визначити з якого джерела і яка версія файлу у мене відкрита. І щоб швидко пояснити колективу бухгалтерів як цим користуватися. (Так-так ми все ще воюємо (тут повинен був бути смайлик))
• Інтеграція з офісом - щоб користувач для збереження, відкриття, пошуку файлу робив мінімальну кількість дій
• Швидкий пошук
• Віддалене підключення, і можливість роботи з дому.

Так само потрібно було закрити недоліки платформи SharePoint:

• Неможливість зберігати файл з тією самою назвою (файл просто перезаписується як версія)
• Практично нереально працювати з файлом, якщо до бібліотеки Документів додати додаткові поля
• Швидкість роботи

І загальні питання документообігу: у кожного департаменту свої завдання, файли і типи документів, іноді потрібно залізти в документи сусіднього департаменту і швидко там знайти потрібне.

Рішення

«Якби губи Ніканора Івановича та приставити до носа Івана Кузьмича...»

* - З п «єси» Одруження «Н.В. Гоголя (1809 - 1852), слова нареченої Агаф» ї Тихонівни

Загалом, розуміючи всю кухню нашої спільної роботи, мені не довелося описувати бізнес-процеси організації, і я взявся за справу.

Проблему зберігання файлів SharePoint - вирішити автоматично створювану ієрархію тек на основі фіксованих списків, що відразу додавало атрибутів до документа для подальшого пошуку - і в цей момент сталося практично диво. Виявилося, що для всіх департаментів, філій, дочірніх фірм підходить трирівнева структура зберігання файлів, якщо представити роботу департаменту як роботу над проектами.

Виходить така каталожна структура:

• Проект
• ПідПроект (відноситься, фільтрується за Проектом)
• Тип Документа

На SharePoint це виглядало так:

При цьому кожен проект/підпроект/тип документа отримав власний код, для кожної компанії розробили власну систему кодування, і цю ж кодову систему перенесли в 1С - що, загалом, спростило в майбутньому реалізацію системи звітів. Вирішити проблеми швидкості - кешуванням довідників, списків документів, налаштувань.

Реалізація

Насамперед зробив провідник документів для SharePoint, з основним розташуванням елементів інтерфейсу як в Outlook, ліва частина - навігація, список з файлами та опис файлу.

Навігація

«Останні редаговані документи» - відображає останні 30 документів за останні 30 днів.

«Шаблони» - фільтрує документи за типом Шаблон, наприклад, бланки організації, шаблони листів або звітів.

Також довелося реалізувати можливість перегляду Бібліотеки як у провіднику (особливо обдаровані ніяк не могли зрозуміти, як користуватися фільтрами для пошуку документів).

Доповнення

Номер документа - ID файла Бібліотеки.

Всі інші поля - lookup до довідників.

Коротка назва бібліотеки - кожна бібліотека - це короткий код, який потім використовується у назві файлу.

Версійність - мені не подобалося, що SharePoint робить кожен раз при збереженні версію документа, я переробив алгоритм збереження документа, де версійність стала керованою, тобто версія документа створюється з можливістю коментування, коли це потрібно, або, коли документ приходить із зовнішнього джерела.

Головний інтерфейс

Пошук

Пошук реалізований на CAML-запитах, і дозволяє проводити пошук по безлічі полів за раз, останні п'ять запитів зберігаються. Так само були зроблені фільтри додатків.

Картка пошуку і результат

Збереження документа

Щоб зберегти документ у системі, тепер потрібно дати ім'я документу і заповнити три поля. Так само можна дати опис документу і обмежити доступ до нього. Ви можете імпортувати документ або теку для зручності.

І все це інтегровано з Microsoft Office 2010/2013/2016. Тепер при роботі з документом в імені присутні: коротка назва бібліотеки, номер документа та версії. Ця інтеграція дозволяє працювати з документообігом, не виходячи зі звичного інтерфейсу.

Печиво

Загалом, що смачного ми отримали:

• Дешево - навіть дешевше ніж планували, оскільки рішення виявилося дуже гнучким, при цьому швидким. Швидкість роботи дозволила підключити деякі віддалені офіси до нашого центрального порталу, що дозволило заощадити на парі Window/SQL ліцензій. А де потрібно було, розгортали свій внутрішній портал.
• Універсальність - закрили потреби загального файлового сховища для всіх департаментів і дочірніх фірм.
• І якщо треба, то прикрутити ще чого-небудь по-швидкому і... - хтось додав собі полів на списки проектів/підпроєків - отримали CRM рішення департаменту, хтось додав додаткових (необов'язкових) полів на Бібліотеку документів для відстеження виконання договорів тощо.
• Зручність - користувачеві не потрібно замислюватися, куди зберегти файл, головне - дати осмислене ім'я документа. А централізоване іменування/заповнення довідників проектів/підпроектів мінімізує помилки співробітників, такі як неправильне розміщення файлу, створення тек тощо.
• І щоб не тільки веб інтерфейс - розмір дистрибутива близько двох мегабайт. Користувачі, які активно працюють з дому, просто встановлюють його на домашньому комп'ютері, це ж стосується мобільних користувачів. Для з'єднання з системою потрібно тільки знати URL робочого порталу, всі інші налаштування будуть завантажені. За допомогою SSL протокол працює веб інтерфейс SharePoint і програма, тому проблем з віддаленим з'єднанням поки не помічено.
• Швидкий пошук - додаткові атрибути документа дозволяють шукати документи швидко, з великою ефективністю виходу результату. Повнотекстовий пошук SharePoint закриває всі інші запити.

Приклад - як змінилася робота фінансового департаменту і HR

Ми створили одну Бібліотеку Документів для фінансового та HR департаменту, і віддалено підключили всіх бухгалтерів з дочірніх фірм. Обмежує доступ до певних тек.

Тепер, коли HR департамент зберігає документ, що відноситься до особової справи співробітника, він заповнює (для прикладу):

• Назва файла: Договір зі співробітником Івановим - 2016 рік

Вибирає зі списків:

• Проект - Співробітники Компанії 1
• ПодПроект - ПІБ Співробітника
• Тип документа - Договір

Або табель робочого часу:

• Назва файла: Табель обліку робочого часу - січень 2016

Вибирає зі списків:

• Проект - Ресторани
• ПідПроект - Ім'я ресторану
• Тип документа - Табель обліку робочого часу

Бухгалтер ресторану зберігає звіт про щоденну виручку:

• Назва файла: cache report 05012016

Вибирає зі списків:

• Проект - Ресторани
• ПідПроект - Ім'я ресторану
• Тип документа - Cache Report

І головне кожен вибрав собі власний стиль роботи: хтось працює безпосередньо з Бібліотекою Документів, хтось зберігає файли локально на комп'ютері, а наприкінці дня імпортує її в документообіг. Головний бухгалтер налаштувала автоматичне зведення щодо змін у певних папках.

І ось - всі щасливі, документи зберігаються централізовано, прозорі для всіх у кого є доступ, при зміні шаблонів документів або звітності, їх потрібно змінити в одному місці, при необхідності створюються звіти.

Також програму оцінив Юридичний департамент - основний генератор документів.

Ув'язнення

Загалом, сподіваюся ідея зрозуміла, я описав основний принцип її роботи. Програма стала популярною ще на стадії тестування. Багато колег і друзів із задоволенням впровадили її у себе, звичайно з різним ступенем успішності реалізації проекту. Але я вважаю за краще думати, що це залежить від початкової міри мотивації персоналу.

У нас все пройшло під девізом: «Агркх» - давайте ж нарешті наведемо порядок з файлами, і я піду на тренування.

Програму віддаю абсолютно безкоштовно, її можна завантажити за адресою:

Звантажити

Презентація

На даний момент, з урахуванням усіх побажань і набутого досвіду, почали розробку другої розширеної версії, від тих, хто впровадив її у себе, чекаю відгуків і пропозицій.